Oficinas Flexibles

¿Qué es una oficina flexible?

La oficina flexible, llamada también executive suite o serviced office, es aquel espacio de trabajo que provee a sus ocupantes un entorno profesional completo, con todas las comodidades y servicios necesarios para operar un negocio, y es administrado por una empresa de facility management, que a su vez renta el espacio a su propietario. Más que una simple oficina, es un paquete de servicios que incluyen una dirección comercial de prestigio, un área de recepción con personal calificado, espacios de trabajo totalmente amoblados, equipados y listos para su ocupación inmediata, un área de lounge, asistencia administrativa, seguridad, etc. Normalmente un centro de negocios que alberga oficinas flexibles está configurado para ofrecer ambientes de una amplia variedad de tamaños donde pueden trabajar, desde una sola persona, hasta diez personas por oficina. También pueden tomarse varios ambientes adyacentes para acomodar a un mayor número de personas, proveyendo una capacidad de expansión ilimitada.

A diferencia de un espacio de oficina convencional que se entrega en casco y requiere su implementación por parte del nuevo inquilino, las oficinas flexibles cuentan con todos los elementos y servicios esenciales que necesita un empresario para empezar a trabajar. Vienen equipadas con mobiliario ergonómico, sillones gerenciales, puntos de acceso a Internet y teléfonos de alta definición; vienen también con elementos decorativos e incluso un control para el aire acondicionado. Los equipos e instalaciones de uso común incluyen fotocopiadoras, impresoras, proyectores, salas de reuniones, salón de conferencias, etc. Como el centro de negocios ofrece equipos y servicios compartidos, a menudo dispone de una infraestructura que es más grande, avanzada, rápida y confiable que la que un pequeño empresario podría darse el lujo de tener.

¿Quiénes usan este servicio?

Los negocios son volátiles, riesgosos y temporales por naturaleza. Hoy más que nunca las empresas buscan soluciones a la falta de espacios que les proporcionen una mayor flexibilidad financiera y una mayor adaptabilidad a sus diversos requerimientos a lo largo del tiempo. Por ejemplo; cuando la economía de un país entra en periodos de desaceleración o inestabilidad, la situación de los negocios es propensa a cambiar; durante este tiempo, las empresas se vuelven muy cautelosas y no toman riesgos innecesarios, tales como someterse a un contrato de arrendamiento de largo plazo.

Las oficinas flexibles permiten trabajar en un entorno profesional con riesgos reducidos. De hecho, algunas empresas eligen trabajar solo en este tipo de oficinas, mientras que otras las toman para complementar los espacios que ya disponen. También están las empresas de reciente creación o startups que no tienen un historial crediticio y toman este servicio por ser la solución frente a propietarios que piden fuertes sumas de dinero por conceptos de adelanto y depósito en garantía. La falta de este dinero no solo afecta el flujo de caja de la empresa en momentos en que más necesita efectivo, sino que puede llevar a un aumento del costo de endeudamiento que acabe con el negocio.

Por lo tanto, este servicio es ideal para empresas que:

  • tienen tasas de crecimiento impredecibles y no saben si en el futuro van a necesitar expandir o contraer el tamaño de su operación,
  • no quieren administrar su propio espacio de oficinas porque el trabajo que implica les impediría concentrarse en el giro del negocio,
  • necesitan una dirección comercial prominente y de prestigio en una ubicación estratégica porque es crucial para sus actividades,
  • tienen áreas que no están siendo completamente utilizadas y que generan pérdidas de dinero y recursos administrativos,
  • carecen de fondos suficientes para alquilar e implementar un espacio de oficinas convencional,
  • se encuentran en procesos de mudanza y necesitan un espacio de oficinas provisional,
  • tienen un proyecto de corto plazo y necesitan donde trabajar.

¿Qué ventajas ofrece?

Disponer de una dirección comercial prominente y de prestigio. Estas oficinas, ubicadas en centros de negocios de primer nivel, funcionan cerca a las principales áreas comerciales y financieras de las grandes ciudades. Todo esto, realza la imagen del empresario y le da un posicionamiento profesional destacado.

Disponer de un staff calificado de atención al cliente. Este tiene a su cargo todos los servicios esenciales que una oficina debe brindar; tales como, recepción y transferencia de llamadas, recepción de correspondencia, toma y envío de recados, impresión de documentos, fotocopias, escaneos, etc; además, se encarga del mantenimiento de las instalaciones, limpieza y seguridad. El empresario ahorra mucho tiempo y dinero al no tener que contratar y administrar personal para dichas tareas.

Enfocarse en el giro del negocio o core business. Una oficina flexible viene con características tales como puntos de acceso a Internet, de alimentación de corriente, sistema de aire acondicionado, sistema contra incendios, áreas de recepción, de lounge, de juntas, áreas administrativas, cuarto de comunicaciones, instalaciones de seguridad, etc. Contratar un servicio de oficina flexible significa que todas estas características, brindadas por el facility manager, son incluidas en un único pago en la renta mensual. De otro modo el empresario, después de levantar la infraestructura, tendría que organizar y atender todo esto.

Tener un crecimiento flexible. Muchas empresas de reciente creación y otras de rápido crecimiento necesitan tener la capacidad de expandir sus oficinas inmediatamente sin tener que reubicarse. Incluso las grandes empresas ocasionalmente necesitan espacio adicional para albergar personal provisional durante las épocas de auge. Este servicio le da al empresario la flexibilidad de aumentar o reducir su espacio de oficina ajustándose a sus requerimientos en todo momento.

Oportunidad de mejorar la red de contactos. “No es lo que sabes sino a quién conoces.” Trabajar en una oficina flexible brinda la oportunidad de establecer contactos con una gran variedad de empresas que operan en el mismo local. ¿Dónde más uno podría reunirse, y discutir diferentes aspectos, con una amplia gama de profesionales de diferentes industrias, todos los días, sin siquiera tener que ir muy lejos?

Sencillo de administrar. El servicio brindado se cobra a través de una única factura mensual consolidada, que incluye la renta total pactada en el contrato y los servicios adicionales del tipo “pay-per-use” como el consumo de llamadas telefónicas, impresiones, fotocopias, etc. No hay cargos extras ocultos ni sorpresas desagradables. Además, se ahorra tiempo y dinero, porque no es necesario hacer el trabajo contable que implica dar seguimiento a los gastos administrativos como mantenimiento, etc.

Eficiencia. Los servicios adicionales, utilizados con muy poca frecuencia, tales como el uso de las salas de reuniones y de conferencias, que en promedio se utilizan unas cinco horas a la semana, son servicios del tipo “pay-per-use” que siempre están disponibles y no ocasionan ningún gasto durante todo el resto del tiempo que no se usan.

Ahorro sustancial de costos. Según la investigación realizada por la empresa Officefront S.A.C. en Lima, las oficinas flexibles, en comparación con las oficinas convencionales, pueden beneficiarnos con ahorros tan importantes como un 75%. Tal es el caso de las oficinas individuales con contrato anual. Como regla general, podemos afirmar que, los ahorros son mayores a menor número de ocupantes y estadías más cortas. Esto se debe al alto costo de amortizar la inversión inicial en periodos más cortos.

Consideraciones adicionales

Ubicación. La ubicación es un elemento vital para el éxito de tu negocio por las siguientes razones:

  • Trabajar en un centro de negocios con estacionamientos disponibles, en un edificio exclusivo y en una zona empresarial de fácil acceso, le dará credibilidad a tu compañía. Tus clientes, así como tus empleados, quieren sentir que están trabajando con una empresa sólida y de prestigio.
  • Tus clientes deben poder llegar a tu oficina fácilmente para reunirse contigo. Si estás en un lugar de difícil acceso, a tus clientes, sin duda, les resultará muy difícil hacer negocios contigo.
  • Tus empleados también necesitan un lugar céntrico para venir a trabajar. Si estás muy lejos, o en un lugar de difícil acceso, descubrirás lo difícil que se vuelve conseguir personal competente.

Compara las diversas alternativas que existen en el mercado. Cuando solicites información exige que te hagan un tour completo por las instalaciones y te muestren todas las oficinas que tengan disponibles. Además de contar con los ambientes, equipos y servicios ya mencionados; la estética, tanto de tu oficina como la del centro de negocios, juega un papel muy importante. Asegúrate que se ajuste a la atmósfera que quieres darle a tu empresa. Asegúrate también que en el futuro puedas elegir entre oficinas de diferentes tamaños dependiendo del crecimiento de tu negocio.

Conversa con las recepcionistas. Ellas son la cara de tu empresa y la primera impresión que se van a llevar tus clientes de ti. Así que asegúrate de estar satisfecho con ellas.

Busca referencias del operador del centro de negocios en las redes sociales, especialmente en aquellas donde se reúnen a opinar un gran número de personas, como twitter, o entre tus contactos que hayan sido sus clientes. Así sabrás si efectivamente el servicio que dan justifica el precio que cobran; o si en las facturas, mes a mes, aparecen cargos ocultos por servicios adicionales no consumidos o no detallados en el contrato.